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期日内に終わる、仕事のスケジュール管理  

IMG_0848.jpg
 
ワーママ生活3年目、
まだまだ新米のtanooではありますが、
期日内に終わるように、仕事を進めることができるようになってきたので、
記念に記事にしたいと思います~*^^*


スケジュール管理は職種によって、
すごく差が出てきますので、まず最初に、
ちょっと私の仕事を紹介させていただきます。

私の今の仕事は営業に同行して、お客様と打ち合わせをする、営業補助の仕事です。
事務所での作業時間が7割、外出が3割といったところでしょうか。
アポ日はだいたい3日から7日前に確定し、
当日などの急なアポはあまり入りません。
そのアポに向けて、準備資料を事務所で日々作成しています。

スケジュール管理は事務職・営業職などの職種によって大きく異なると思います。
営業職の方がイレギュラーなことも多く、完璧に管理するのは難しい…。
営業補助の今の仕事も、営業ほどではありませんが、
突発的な依頼も、ある程度の頻度でやってきます。

子どもが生まれる前は営業職で、復帰後は事務職を2年ほどさせてもらいました。
事務職から営業補助の今の仕事に変わってから、
最初のうちは忙しさのマネジメントがうまくいかず、
ダンナが家にいる日は遅くまで残業したりもしていましたが、
最近はすごく少なくなりました!

すみません、前置きが長くなりましたが…
私の仕事の進捗管理の方法はこんな感じです♪


Image0001.jpg
(実際のスケジュールを参考にした、架空のスケジュールです)

■2週間先まで、予定を埋める
事務所での作業時間を正確に見積もり、
現在手元で抱えている仕事を全て暫定で書き込む。
アポが入ると予定が変わるので、鉛筆やシャーペンで書いてます。

手元にある仕事をTO DOリストの管理だけでは時間の量がわかりませんので、
正確に仕事の量を把握するためです。


■突発的な仕事は必ず発生する
私の仕事の場合、仕事の時間の20%くらいが、
突発的な仕事で埋まります。
どんな職種でも、突発的な仕事がゼロというところは少ないかと思います。
かつ、メールの返信などの雑務も毎日必ずあります。

一日のスケジュールをみっちり埋めてしまうのではなく、
朝・昼・夕のそれぞれ1時間程度を、最初からないものとして
スケジュールをたててます。

お昼の休憩を抜いたら、実質予定に入れられる仕事時間は、
10時から12時、14時から16時の、
計4時間しかありません。
(時短勤務の17時退社です。)

すごく少ないですよね…でも、そんなもんです…。
仕事できる量って、本当に少ないのです…。
だからこそ、いかに密度を上げるかに力を注いでます!


■仕事の量が一目でわかる
2週間先まで予定を組んでるので、
現在の状況を折に触れて上司やチームメンバーに報告してます。
安易に新規の仕事を引き受けて自分が破たんすることを防げるし、
時間のあるときは他のメンバーからどんどん仕事を受け取ります。

写真の予定の感じだと、
来週の後半なら新規で1件いけます~というのが、
目でみてわかります♪


■仕事時間の見積もり精度が上がる
これをすると、仕事にかかる時間の見積もり精度が
すごく上がります!
3時間で終わると思っていた仕事が、
実は5時間かかってしまった…。

普通の社員さんであれば、2時間どこかで残業して
カバーすればいいのですが、
退社時間が決まっている身ではそうはいかないですよね…。
必ず決まった時間に帰るために、仕事時間の見積もり精度は
高ければ高い方がいいです*^^*


■仕事の総量のコントロール
時短勤務だろうが、なんだろうが、バンバン仕事がふってくる…
そんな働くお母さんもいらっしゃるかと思います。
実は、事務職時代の私もそうでした。
たいしたスケジュール管理もせず、言われたことをなんとかこなしていましたが、
ついに自分のてからこぼれおち、キャパオーバーしてしまったんです。

その時は、社長から渡された仕事、営業部長から渡された仕事、
ルーティンの仕事、自分で必要だと思って作った仕事、があり、
誰も私以外、私の仕事の総量を把握している人がいませんでした。
会社としてどうやねん^^;って感じですが、事務職ながらわりとフリーな立場にいたもので…。

他の人に依頼できるものは依頼しても、
最終確認はすべて自分の手元に戻ってくる。(それを上司から求められていた)
破たんする直前になって、やっと部長に相談したことで、
いろいろしがらみがあって引き継げなかった仕事も、ついに手を離れていきました。

この失敗があるからこそ、2週間後までスケジュールを管理し、
仕事の総量が私のキャパを決して超えないように、
自分で自分の状態を明確に把握し、上司とチームメンバーに都度、報告をしています。



なんだから偉そうに、ノウハウっぽく書いてみてしまいましたが…
結局は、上司や同僚の理解と協力がないと、
働けないことに変わりはなんいですけどね!

なので、いつも感謝の気持ちを忘れず、
そして仕事の成果と密度を上げる気持ちを持ち続け、
「やっぱりtanooに、やってもらって良かった!」
とちょっとでも思ってもらえる仕事ができるように、
日々心掛けております*^^* 

今日も最後まで読んでくださって、ありがとうございます!
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category: 仕事の工夫

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ワーキングマザーでもスキマ時間の勉強で、資格取得!  

 
先日、資格試験を受けてきました!
自己採点では受かっていたので、ほっとしました。
ワーキングマザーで時間がなくても、
資格の勉強もその気になれば、なんとかなるもんだな~と
ちょっと達成感がありました!*^^*


今の仕事に有効な資格なので、同僚に勧められ、
その場の勢いで受験を申し込みましたが、
いざ勉強を始めるまでは、この生活でも勉強時間が取れるか、
本当に不安でした…。

ワーキングマザーで資格の勉強をされている方のブログを読んでみると、
みなさん、少ない睡眠を削って勉強されてて、すごいのです。。。
他のワーママさんの勉強方法を参考にしようと試したものの…
 ・子どもを寝かしつけてから勉強 → 結局寝落ちする。
 ・早く起きて勉強 → アラームで子どもも起きて意味なし。

さらに私の場合は、睡眠が8時間ないと毎日がつらいという損な体質で、
睡眠時間を削れないタイプなので、早起きしての資格勉強や夜勉は早々に諦め、
「スキマ時間」の有効活用に、徹底的に、注力しました!


■スキマ時間①:通勤時間 … 5分
王道ですね!バス通勤や電車通勤の方は、
ここが一番勉強できる時間ですよね~!
私は今は車通勤なので、駐車場から会社までの5分の時間を、
歩きながら復習や暗記をしてました。
エレベーター待ちなんかはちょうどいいです!

■スキマ時間②:朝礼までの時間 … 20分
仕事で使う資格なので、職場に着いてから、
朝礼までの時間を勉強時間にあててました。
過去問をじっくり解く、貴重な時間!

■スキマ時間③:昼食の買い出し … 往復10分
会社の近所へ昼食を買いに行くのに、歩きながら復習や暗記。

■スキマ時間④:昼食を食べながら … 10分
携帯で、まとめサイトを見ながら暗記。

■スキマ時間⑤:通勤時間 … 5分
歩きながらは暗記もしやすいみたいですね!

■スキマ時間⑥:子どもとダンナがお風呂の入ってる時間 … 20分
ダンナが早く帰ってきたら、儲けもの!
貴重なまとまって勉強できる時間です!!
主に過去問を解いてました。

■スキマ時間⑦:自分のお風呂の時間 … 30分
ゆっくりお風呂の浸かりながら、ここでも勉強です。
お風呂勉強での救世主▼


メジャーな資格だったので、いろんな方がまとめサイトを作ったり、
グーグルブックスでテキストの一部が覗けたりと、
インターネットでの勉強ツールは豊富でラッキーでした!
試験直前は、自分でまとめた紙を写メで撮り、
入浴中に暗記・暗記・暗記…ひたすら暗記~!

・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・ ・


このスキマ時間をあわせると、なんとこれで「一日100分」!!
ワーキングマザーでも意外と勉強時間って取れるもので、
やってみてすごいびっくり!!

もちろんダンナが遅い日は一気に勉強時間が減るんですが、
週末の子どもが寝ている間に遅れを取り戻したりして、調整してました。


計算問題とかが多い資格だと、机に向かって書く時間が取れないので難しいかもしれませんが、
読解したり、暗記がメインの資格には、スキマ時間での勉強は有効なんじゃないかと思います!

仕事中に車での移動の多い方なら、
テキストを自分でふき込んで、声を聞いて覚えられるアプリもあるようです!
iphoneのアプリで、こんなのがありました→「Voice Recorder HD」


ワーキングマザーでどうせ時間ないから…と諦めるんではなく、
意外とやってみたらなんとかなったりするんだ!
と資格取得以上に、とてもいい経験になった気がします*^^*

この調子でいろんな勉強したら、
すごくデキル人になれる気がする…!?



今日もご訪問ありがとうございます!^^
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ワーキングマザー生活の参考にしている本  

IMG_9376.jpg
 
この春から復帰して、新しくワーキングマザーになった方も
多いのではないでしょうか。

私も2年前に初めてのワーママ生活を迎え、
子どもの熱や慣れない生活で
すごくバタバタしてたのを覚えています^^;


この生活にも慣れてきて、3年目を迎えましたが、
今までワーキングマザー生活の参考にしてきた本を、
記事にしてみたいと思います*^^*


■忙しい自分から抜け出すための本



なんでも抱え込んでしまって、
忙しくて目がまわり、生活まで影響をおよぼしてしまう…。
そんな慌ただしい毎日を4週間かけて振り返り、
もっと自然体な時間の使い方や、向き合い方を、
優しく気づかせてくれる本です。

これは「機嫌のよいママでいたい」のインディゴブルーさんが
記事にされていたのがきっかけで購入した本です♪
インディゴブルーさんの本の紹介記事はこちら→



■女性が男性中心の会社で働くということ



男性が中心の会社では、女性には気づきにくい暗黙のルールがある。
そのルールを知らないと、ビジネスというゲームの中では、勝てない…。

まさに私はそのルールにまった気づかず、
男性の同期とどんどん差が開いていくことに焦っていました。
その答えがこの本にありました。

入社4年目くらいにこの本を読んだのですが、
もっと早くに出会いたかった本です。



■チームでの仕事の効率を上げる本



どれだけ自分の仕事の効率を上げていっても、
チームの仕事がたまっていれば、
一人だけ残業しないわけにいかない現状ってありますよね…。
そんなときに手に取ったのがこの本でした。

チーム全体の効率を上げるために、
現在、参考にして取り組んでる本です。

この本の最初に出てくる朝と夜の報告メールは本当によく、
仕事時間の見積もりと、段取りが格段に良くなりました。


■一歩踏み出す勇気を持てる本



この有名な本を、最近になってやっと読みました。
こんなに成功しているすごい女性でも、男性上位の社会の中で
いろんな不条理な対応を受けたりとか、交渉することをはなから諦めていたりした
経験をされていて、そういったエピソードがたくさん出てきます。

一人ひとりが一歩踏み出す勇気を持ったら、
女性の働き方はもっと良くなるんじゃないか。
そんな希望を持てる本です。


■ライフバランスを考える本



誰とも比べない、自分だけのライフバランスを見つけられる本です。
一つずつ読み進めていくと、
現実のライフバランスと理想のライフバランスを客観的に気づくことができます。

私は現実と理想のライフバランスにすごく距離があることに、
この本を読んで始めて気づくことになりました。
気づくことで、自分のやりたい道が定まり、
ちょっと大げさかもしれませんが、人生を変えるきっかけになりました。

自分のライフスタイルや将来の理想の生活に変化があるたび読み返していますが、
いつも新しい気づきをくれる本です。

この本は「cozy*nest‐すっきり美しく暮らしたい」の
魔法使いのオズさんがご紹介されていた本です。
魔法使いのオズさんの本の紹介記事はこちら→





本の紹介って難しいですね!!
私の紹介じゃあ本の魅力が伝わらないので…
ぜひ興味がある方は読んでみてください♪

おすすめの本があれば、
ぜひ教えてほしいです~

今日もお付き合いくださり、ありがとうございます♪
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主婦業も仕事も、段取りは同じ!?  

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年明けから職種がかわりまして、
今は、3つの新しいプロジェクトの段取りを同時進行中。。。

なんだか仕事に追われてる…?
たくさんのやるべきことがあるのに、
毎日そんなに仕事が進んでいる気がしない(>_<)
ヤバイーーー!!!



…という状況に、先月おそわれていました。

でも、ちょっと待てよ。
この感覚には覚えがある。
そう遠くない過去に、私はまさにテンパっていました。


それは、育児休暇から明けて、
仕事に復帰直後の私。

慣れない仕事、熱を出す子ども。
帰ってからは、
手を洗わせて(←これが意外と一苦労)、ご飯作って、
ご飯食べさして、汚れた床を掃除して、
お風呂に入れて、パジャマを着せて、洗濯して…


たくさんのやるべきことに頭はパンパン、体もくたくた、
ワーキングマザーならではの悩みもあって、
あの時の私は誰にも言えなかったけど、
けっこうしんどかった。。。


その時にどうやってはい上がったかといえば、
家事を全てノートに書き出して、頭の中を整理し、
家事動線を一つの線にまとめて段取りし、
頭の中をすっきりさせたことでした。

家事でも仕事でも、
10コのしなければならない事があった場合、
頭の中がぐちゃぐちゃだったら、
1つ仕事を終わらせても、まだ9コのしなければならないことが残っている、
と感じます。

でも、
同じく10コのしなければならない事があった場合でも、
頭の中がすっきりして、一つの線にまとまっていたら、
10コのステップがあるうちの、1つのステップが完了した!
と感じる気がします!


冒頭の、「たくさんのやるべきことがあるのに、
毎日そんなに仕事が進んでいる気がしない」というテンパった仕事の状態は、
仕事が多いんじゃなくって、頭がぐちゃぐちゃなだけ…。

家事で動線をまとめたように、
プロジェクトそれぞれに一つずつスケジュール管理表を作り、
頭の中をすっきりさせて段取りしたら、
やたらと慌ただしい気分がちょっと落ち着きました^^;

チーム全員で一瞬テンパった時期もありましたが、
スケジュールを作成して、すべきことを順序立てたので、
(抜けさえなければ)あとは大丈夫…なはず!


家事の段取りも、仕事の段取りも、
似てるんだな~と実感した1か月でした。


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そんななか、子どもが3歳の誕生日を迎えました♪
ささやかですが、家族そろってお祝いしました。

誕生日プレゼントはトミカのレールにしたのですが、
やっぱり収納に困りますね、これ…。
おいおい記事にしていきたいと思います!


※春までをめどに、コメントのお返事をストップさせていただいています。 
勝手ながら、申し訳ありません。

更新のままならないなか、
いつもご訪問ありがとうございます!

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仕事の仕方を見直す本。「もっと仕事は数字で考えなきゃ!」  

育児休業から復帰して、以前とは全く違う職種に就くことになりました。
そういった方、ワーキングマザーの方には多いかな、と思います。


私の場合、
妊娠前は、営業職。
復帰後は、事務職。


復帰してから常に漠然と感じていた不安に、
「私の仕事は会社に貢献できているのかな~?」
て、ことでした。

以前は営業職だったから、ナンボ売ったら、達成!
みたいな感じで、会社への利益貢献度がとてもわかりやすかったけど、
育児休業から復帰したら、毎日コツコツ事務作業…。
たとえば会社のHPの更新とか、お客様向けの資料の作成とか…


本当にお給料に見合う仕事をしているのか?
(※めっちゃたくさんもらっているわけではありません。笑)
と不安になって考えていたときに出会った本です。

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香川晋平「もっと仕事は数字で考えなきゃ!」


会社にまつわる数字の話を、
黒字社員か、赤字社員か、という切り口で50のフレーズを紹介しているので、
事務職の自分の仕事にも、あてはめて考えやすい!


私が何度も読み返しているフレーズをいくつか紹介させていただきます。

■小麦のまま売るな。せめてパンにせんかい!

 →上司の要求に応えるために、必要な小麦(数字)を集めてきて、
  それを加工し、上司がおいしく食べられるパン(情報)にする。
  「付加価値の高い仕事」を心がける。


■自分の動作にムダがないか?
スーパーのレジ打ち、繁盛店の寿司職人から学べよ。


 →自分の「時間コスト」を意識させてくれます。


■常に自分の「仕入」を怠るなよ。

 →会社はよい材料を仕入れなければ、よい商品をつくることができる。
  個人も同じ。「仕入」をしなければ、その人が売るものは何もない。



作者の公認会計士の香川さんは、尼崎出身とのことなので、関西弁です。
大阪人の私には、すんなり入ってきやすいです♪

もっともっと魅力的な言葉はたくさんあるのですが、
私の表現力では、きっちり紹介できないので、断念しました…。



他にもこの本の魅力は、仕事にまつわるいろんな情報が載っていて、
それが、いろんなことにも応用できるなぁというところ。



たとえば、ブログ!


本の中で、マーケティングの「AIDMAモデル」という言葉が紹介されています。
これは、人が商品を購入するまでの行動(消費行動)のプロセスを表したものだそうです。

A : Attention(注意)    1Fでまず商品に気づいてもらい、
I : Interest(興味、関心)  2Fで「この商品面白そう!」と興味を持ってもらい、
D : Desire(欲求)       3Fで「この商品をもっと知りたい」と思ってもらい、
M : Memory(記憶)     4Fでこの商品のことを完全に記憶してもらい、
A : Action(行動)       5Fでこの商品を買ってもらう。

このように、各フロアに仕掛けをして、
お客さんに階段を上がってきてもらう工夫が必要ということ。
5Fにお客さんが現れない場合、
どのフロアでお客さんが減っているのかを分析するのが大事。



これを、ブログにあてはめてみると…??

A : Attention(注意)    1Fでまず記事に気づいてもらい、
I : Interest(興味、関心)  2Fで「この記事面白そう!」と興味を持ってもらい、
D : Desire(欲求)       3Fで「このブログをもっと知りたい」と思ってもらい、
M : Memory(記憶)     4Fでブログ名のことを完全に記憶してもらい、
A : Action(行動)       5Fで応援クリックを押してもらう!


ブログも、消費行動とおんなじなんですね~!

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