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期日内に終わる、仕事のスケジュール管理  

IMG_0848.jpg
 
ワーママ生活3年目、
まだまだ新米のtanooではありますが、
期日内に終わるように、仕事を進めることができるようになってきたので、
記念に記事にしたいと思います~*^^*


スケジュール管理は職種によって、
すごく差が出てきますので、まず最初に、
ちょっと私の仕事を紹介させていただきます。

私の今の仕事は営業に同行して、お客様と打ち合わせをする、営業補助の仕事です。
事務所での作業時間が7割、外出が3割といったところでしょうか。
アポ日はだいたい3日から7日前に確定し、
当日などの急なアポはあまり入りません。
そのアポに向けて、準備資料を事務所で日々作成しています。

スケジュール管理は事務職・営業職などの職種によって大きく異なると思います。
営業職の方がイレギュラーなことも多く、完璧に管理するのは難しい…。
営業補助の今の仕事も、営業ほどではありませんが、
突発的な依頼も、ある程度の頻度でやってきます。

子どもが生まれる前は営業職で、復帰後は事務職を2年ほどさせてもらいました。
事務職から営業補助の今の仕事に変わってから、
最初のうちは忙しさのマネジメントがうまくいかず、
ダンナが家にいる日は遅くまで残業したりもしていましたが、
最近はすごく少なくなりました!

すみません、前置きが長くなりましたが…
私の仕事の進捗管理の方法はこんな感じです♪


Image0001.jpg
(実際のスケジュールを参考にした、架空のスケジュールです)

■2週間先まで、予定を埋める
事務所での作業時間を正確に見積もり、
現在手元で抱えている仕事を全て暫定で書き込む。
アポが入ると予定が変わるので、鉛筆やシャーペンで書いてます。

手元にある仕事をTO DOリストの管理だけでは時間の量がわかりませんので、
正確に仕事の量を把握するためです。


■突発的な仕事は必ず発生する
私の仕事の場合、仕事の時間の20%くらいが、
突発的な仕事で埋まります。
どんな職種でも、突発的な仕事がゼロというところは少ないかと思います。
かつ、メールの返信などの雑務も毎日必ずあります。

一日のスケジュールをみっちり埋めてしまうのではなく、
朝・昼・夕のそれぞれ1時間程度を、最初からないものとして
スケジュールをたててます。

お昼の休憩を抜いたら、実質予定に入れられる仕事時間は、
10時から12時、14時から16時の、
計4時間しかありません。
(時短勤務の17時退社です。)

すごく少ないですよね…でも、そんなもんです…。
仕事できる量って、本当に少ないのです…。
だからこそ、いかに密度を上げるかに力を注いでます!


■仕事の量が一目でわかる
2週間先まで予定を組んでるので、
現在の状況を折に触れて上司やチームメンバーに報告してます。
安易に新規の仕事を引き受けて自分が破たんすることを防げるし、
時間のあるときは他のメンバーからどんどん仕事を受け取ります。

写真の予定の感じだと、
来週の後半なら新規で1件いけます~というのが、
目でみてわかります♪


■仕事時間の見積もり精度が上がる
これをすると、仕事にかかる時間の見積もり精度が
すごく上がります!
3時間で終わると思っていた仕事が、
実は5時間かかってしまった…。

普通の社員さんであれば、2時間どこかで残業して
カバーすればいいのですが、
退社時間が決まっている身ではそうはいかないですよね…。
必ず決まった時間に帰るために、仕事時間の見積もり精度は
高ければ高い方がいいです*^^*


■仕事の総量のコントロール
時短勤務だろうが、なんだろうが、バンバン仕事がふってくる…
そんな働くお母さんもいらっしゃるかと思います。
実は、事務職時代の私もそうでした。
たいしたスケジュール管理もせず、言われたことをなんとかこなしていましたが、
ついに自分のてからこぼれおち、キャパオーバーしてしまったんです。

その時は、社長から渡された仕事、営業部長から渡された仕事、
ルーティンの仕事、自分で必要だと思って作った仕事、があり、
誰も私以外、私の仕事の総量を把握している人がいませんでした。
会社としてどうやねん^^;って感じですが、事務職ながらわりとフリーな立場にいたもので…。

他の人に依頼できるものは依頼しても、
最終確認はすべて自分の手元に戻ってくる。(それを上司から求められていた)
破たんする直前になって、やっと部長に相談したことで、
いろいろしがらみがあって引き継げなかった仕事も、ついに手を離れていきました。

この失敗があるからこそ、2週間後までスケジュールを管理し、
仕事の総量が私のキャパを決して超えないように、
自分で自分の状態を明確に把握し、上司とチームメンバーに都度、報告をしています。



なんだから偉そうに、ノウハウっぽく書いてみてしまいましたが…
結局は、上司や同僚の理解と協力がないと、
働けないことに変わりはなんいですけどね!

なので、いつも感謝の気持ちを忘れず、
そして仕事の成果と密度を上げる気持ちを持ち続け、
「やっぱりtanooに、やってもらって良かった!」
とちょっとでも思ってもらえる仕事ができるように、
日々心掛けております*^^* 

今日も最後まで読んでくださって、ありがとうございます!
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仕事の工夫の関連記事

category: 仕事の工夫

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コメント

とても参考になりました!

初めまして。
いつもブログ読ませて頂いています(^o^)
私は今年の春に育休から復帰して時短勤務中で、まさに今、スケジュール管理に悩んでおり、今回の記事はとても参考になりました!
私は人事総務系の事務職ですが、毎日何かしら取りかかれない仕事が翌日に繰り越され、常に焦っているところに突発業務が投下…;^_^A
1人自爆しつつ、いつか周りに迷惑をかけないかヒヤヒヤしてました。
今日早速、時間を見積もってスケジュールを組んでみました。ビックリするほど、自分の余裕があるとこ、ないとこがハッキリしました!
ずっとモヤモヤしてた頭の中がスッキリ!
今朝、tanooさんのブログを見れてよかったです(T_T)ありがとうございます!
長々とすみません。。
また次の更新を楽しみにしてます(^ω^)

URL | なおなお #-
2014/11/11 17:33 | edit

なおなおさんへ

初めまして~コメントありがとうございます!
きゃー!!!そういっていただけて、ありがとうございます^^
常に焦ってしまうその状態…わかります…。
なんだか先が見えないような感じといいますか…。

なおなおさんにそう言っていただけてで、
この記事を書いてみたかいがありました*^^*
嬉しいです!

以前にタイムマネジメント研修を受けたとき、
突発業務はだいたい20%(ひどいときはそれ以上)の割合を占めるそうです。
突発業務を見越してスケジュール管理できたら、
いいですよね!!

またのご訪問、お待ちしております♪

URL | tanoo #-
2014/11/11 22:55 | edit

そうなんです!

こちらの記事を拝読して、そうそうそうなんです!と自分自身のカコを振り返って思いました:)

仕事がいっぱいで回せなくなっている状況の人は、自分自身も自分の仕事の量が把握できていないことが多いですよね…(カコのわたしもそうでした…遠い目)

でも一度、自分の仕事を棚卸しして周りと共有できれば、自分がラクになるだけでなく、上司の方もやりやすいと思いますわ。チームで仕事をしていて何が怖いって、溜まりに溜まった仕事のブラックホールが突然爆発することだと思うので…こまめに状況確認されていると、周りにも安心感を与えて喜ばれているでしょうね:) みんなtanooさんとお仕事するの、やりやすいと思いますわ:)

URL | key #uvrEXygI
2014/11/12 09:59 | edit

keyさんへ

コメントありがとうございます!
お返事がとても遅くなってしまいすみません…!!

仕事の量の管理ってほんとうに難しいですよね。
子どもが生まれるまでは、仕事量の管理なんてせずにいて、
残業残業でむりくりこなしてた気がします^^;

今は時短勤務でただでさえ、周りに負担をかけてしまってますので、
少しでも迷惑かけない仕事の進め方が、ほんとに大事で。
安心感、感じてもらえてたら嬉しいな~と思います*^^*
コメントほんとにありがとうございました♪

URL | tanoo #-
2014/11/19 00:56 | edit

いつも楽しみに拝見しています。
わたしも2歳男児の母で、来年早々にふたりめの産休に入る予定なのですが
おなじく若干フリー事務職っぽくなっていて、
若干危機感があるため、大変、参考になりました!
そう、突発的な仕事って意外と脳内シェアもぐっと上げてくるし
やりくりできないとしんどいです。

けれど、ほかのひとと作り上げて行く感じや、片付いた時のスッキリ感とか、
子育てとはまた違った筋肉を使う快感もあって、自分には合っているなあと思っています。
がんばりましょうね!

URL | かま #mQop/nM.
2014/11/24 16:36 | edit

かまさんへ

こんにちは!コメントありがとうございます♪
二人目のご出産予定なんですね!おめでとうございます*^^*
フリー事務職…大変ですよねー!
「なんとかできるだろう」という雰囲気で、
こちらの都合とはおかまいなしに仕事が降ってくるので、
いつもバタバタしてました^^;
参考になると言ってくださってありがとうございます!!
そう言っていただけるのが、一番うれしいです^^

かまさんはお仕事と育児をとても上手に両立されてるんですね!
合っているって思えることって、本当に素敵ですね~*^^*

またぜひ、ご訪問お待ちしております。

URL | tanoo #-
2014/11/24 23:47 | edit

共感

はじめまして。
記事ものすごく共感しちゃいました。
わたしも同じく短時間勤務で働いているのですが、自分のキャパを超える作業が飛び込んでくるとパニックになってしまいます。
短時間勤務で前は残業してでもこなせていた仕事ができなくなりジレンマに陥ることもあります。
この記事を読んで余白をもっておくことが大事だなと感じました。
できるできないことをはっきりさせて周りに伝えることも。

この記事以外にもインテリアや、考え方がすごく好きです。
これからも更新たのしみにしてますね。

URL | ami #qlriZ7jY
2014/11/28 05:05 | edit

amiさんへ

こんにちは!コメントありがとうございます♪
お返事が遅くなってしまってすみません。。。

時短勤務になると、以前とのギャップにジレンマを感じることが多いですよね^^;
余白、ほんとに大事かと思います!
絶対に突発業務が降ってきますので…泣
家に持ち帰って仕事とかは、大変ですものね。

記事を好きと言ってくださってありがとうございます^^
とてもうれしいです!
たくさん更新はできてないのですが、
また来てくださると、嬉しいです*^^*

URL | tanoo #-
2014/11/30 23:20 | edit

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