期日内に終わる、仕事のスケジュール管理

　
ワーママ生活3年目、
まだまだ新米のtanooではありますが、
期日内に終わるように、仕事を進めることができるようになってきたので、
記念に記事にしたいと思います～*＾＾*


スケジュール管理は職種によって、
すごく差が出てきますので、まず最初に、
ちょっと私の仕事を紹介させていただきます。

私の今の仕事は営業に同行して、お客様と打ち合わせをする、営業補助の仕事です。
事務所での作業時間が7割、外出が3割といったところでしょうか。
アポ日はだいたい3日から7日前に確定し、
当日などの急なアポはあまり入りません。
そのアポに向けて、準備資料を事務所で日々作成しています。

スケジュール管理は事務職・営業職などの職種によって大きく異なると思います。
営業職の方がイレギュラーなことも多く、完璧に管理するのは難しい…。
営業補助の今の仕事も、営業ほどではありませんが、
突発的な依頼も、ある程度の頻度でやってきます。

子どもが生まれる前は営業職で、復帰後は事務職を2年ほどさせてもらいました。
事務職から営業補助の今の仕事に変わってから、
最初のうちは忙しさのマネジメントがうまくいかず、
ダンナが家にいる日は遅くまで残業したりもしていましたが、
最近はすごく少なくなりました！

すみません、前置きが長くなりましたが…
私の仕事の進捗管理の方法はこんな感じです♪



（実際のスケジュールを参考にした、架空のスケジュールです）

■2週間先まで、予定を埋める、
事務所での作業時間を正確に見積もり、
現在手元で抱えている仕事を全て暫定で書き込む。
アポが入ると予定が変わるので、鉛筆やシャーペンで書いてます。

手元にある仕事をTO DOリストの管理だけでは時間の量がわかりませんので、
正確に仕事の量を把握するためです。


■突発的な仕事は必ず発生する
私の仕事の場合、仕事の時間の20％くらいが、
突発的な仕事で埋まります。
どんな職種でも、突発的な仕事がゼロというところは少ないかと思います。
かつ、メールの返信などの雑務も毎日必ずあります。

一日のスケジュールをみっちり埋めてしまうのではなく、
朝・昼・夕のそれぞれ1時間程度を、最初からないものとして
スケジュールをたててます。

お昼の休憩を抜いたら、実質予定に入れられる仕事時間は、
10時から12時、14時から16時の、
計4時間しかありません。
(時短勤務の17時退社です。)

すごく少ないですよね…でも、そんなもんです…。
仕事できる量って、本当に少ないのです…。
だからこそ、いかに密度を上げるかに力を注いでます！


■仕事の量が一目でわかる
2週間先まで予定を組んでるので、
現在の状況を折に触れて上司やチームメンバーに報告してます。
安易に新規の仕事を引き受けて自分が破たんすることを防げるし、
時間のあるときは他のメンバーからどんどん仕事を受け取ります。

写真の予定の感じだと、
来週の後半なら新規で1件いけます～というのが、
目でみてわかります♪


■仕事時間の見積もり精度が上がる
これをすると、仕事にかかる時間の見積もり精度が
すごく上がります！
3時間で終わると思っていた仕事が、
実は5時間かかってしまった…。

普通の社員さんであれば、2時間どこかで残業して
カバーすればいいのですが、
退社時間が決まっている身ではそうはいかないですよね…。
必ず決まった時間に帰るために、仕事時間の見積もり精度は
高ければ高い方がいいです*＾＾*


■仕事の総量のコントロール
時短勤務だろうが、なんだろうが、バンバン仕事がふってくる…
そんな働くお母さんもいらっしゃるかと思います。
実は、事務職時代の私もそうでした。
たいしたスケジュール管理もせず、言われたことをなんとかこなしていましたが、
ついに自分のてからこぼれおち、キャパオーバーしてしまったんです。

その時は、社長から渡された仕事、営業部長から渡された仕事、
ルーティンの仕事、自分で必要だと思って作った仕事、があり、
誰も私以外、私の仕事の総量を把握している人がいませんでした。
会社としてどうやねん＾＾；って感じですが、事務職ながらわりとフリーな立場にいたもので…。

他の人に依頼できるものは依頼しても、
最終確認はすべて自分の手元に戻ってくる。（それを上司から求められていた）
破たんする直前になって、やっと部長に相談したことで、
いろいろしがらみがあって引き継げなかった仕事も、ついに手を離れていきました。

この失敗があるからこそ、2週間後までスケジュールを管理し、
仕事の総量が私のキャパを決して超えないように、
自分で自分の状態を明確に把握し、上司とチームメンバーに都度、報告をしています。



なんだから偉そうに、ノウハウっぽく書いてみてしまいましたが…
結局は、上司や同僚の理解と協力がないと、
働けないことに変わりはなんいですけどね！

なので、いつも感謝の気持ちを忘れず、
そして仕事の成果と密度を上げる気持ちを持ち続け、
「やっぱりtanooに、やってもらって良かった！」
とちょっとでも思ってもらえる仕事ができるように、
日々心掛けております*＾＾*　

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